Успеть всё: как планировать день, когда зависишь от графика отключения света

Свет может погаснуть в любой момент, но не стоит ставить жизнь на паузу.

Вместе с экспертом по тайм-менеджменту Ириной Пономарь разбираемся, как сохранить продуктивность, успеть всё важное и не сойти с ума от графиков отключений.

Как планировать день без четкого графика электроснабжения

Мы часто объясняем неудачные планы "непредвиденными обстоятельствами", хотя на самом деле жизнь никогда и не была стабильной, говорит Ирина Пономарь:

– Полная определённость – это иллюзия. Когда мы перестаём ждать идеальных условий, разочарований и внутреннего напряжения становится меньше, потому что мы перестаём бороться с реальностью.

Чтобы снизить стресс, используйте практичный подход: составьте три списка задач:

• то, что вы делаете при наличии света;
• то, что вы делаете без света;
• то, что можно делать при любых условиях.

Каждый вечер уделяйте 5-10 минут планированию следующего дня в двух вариантах.

Исследование Gallup 2022 года показало, что даже в стабильных условиях лишь 10 –15% людей регулярно планируют свой день. Поэтому, скорее всего, и раньше вы мало планировали или сосредотачивались только на мелких, оперативных задачах.

Планируйте не время, а энергию. Не "в 10:00 я сделаю это", а "когда будет свет и энергия – я смогу выполнить эту задачу". Это как у сотрудников экстренных служб или анестезиологов: они не могут четко распланировать день, но работают эффективно, ориентируясь на ситуацию и приоритеты.

Всем нам стоит немного "побыть анестезиологами" – реагировать на обстоятельства, не впадая в хаос. И при этом помнить:

Предсказуемого в вашей жизни гораздо больше, чем непредсказуемого. Сосредоточьтесь на этом.

Как сохранить продуктивность без выгорания

Качественное восстановление ресурса

– Да, в военное время это "задача со звездочкой", и не каждая ночь позволяет полноценно выспаться. Но именно поэтому важно придерживаться основных рекомендаций психологов, – говорит Ирина Пономарь:

• качественное общение с людьми, вас поддерживающими;
• хобби;
• 40 минут активности в день (не обязательно спорт: быстрая ходьба, велосипед и т.д.);
• эмоциональная гигиена – дневник рефлексии, наблюдение за эмоциями;
• теплые разговоры, объятия, сексуальная активность, контакт с животными;
• добрые дела, личные цели, придающие жизни смысл.

Планирование по энергетическим зонам

Помимо зависимости от электричества, следует учитывать уровень энергии, что необходим для каждой задачи.

Выполняйте сложные задачи в пике своей продуктивности, обусловленной вашими циркадными ритмами. Когда вы наиболее продуктивны – утром, днём или вечером? Если пики совпадают с наличием света – прекрасно. Если нет – подготовьте задачи, которые можно выполнять без электричества.

Техники, повышающие гибкость

Группируйте похожие задачи. Например, выделите время и сразу напишите десять писем, вместо того чтобы возвращаться к ним несколько раз в день.

Правило двух минут. Появился свет, и есть срочная задача – сделайте это немедленно.

Микропаузы. Каждые 25-30, 60 или 90 минут делайте 5-минутную активную паузу (прогулка, стакан воды, несколько приседаний и т.д.). Не тратьте эти перерывы на социальные сети – это не восстанавливает мозг.

Не ожидайте, что вы будете продуктивны на 100% каждый день. Определите реальный объем энергии и реальное время, нужное вам для выполнения дел.

Замечайте даже маленькие победы. Это даёт ресурс. Негатив же, наоборот, отнимает энергию так же сильно, как и внешние раздражители.

Окна возможностей – принцип, хорошо знакомый мамам младенцев. Речь идёт не о планировании по часам, а о планировании по случаю: ребёнок уснул – работаем, проснулся – переключаемся.

С нестабильным освещением всё обстоит так же: есть свет – выполняем максимум дел, зависящих от электричества; нет света – переходим к задачам, которые можно выполнять автономно.

Главное – знать, что делать, а не тратить ресурсы на возмущение и хаос.

Как рационально использовать "окна" с электричеством

Это зависит от контекста:

• какие процессы вы обслуживаете;
• каков характер вашей работы;
• есть ли у вас альтернативные источники энергии;
• есть ли у вас помощь или вы всё делаете самостоятельно;
• какие бытовые и рабочие обязанности на вас лежат.

Поэтому прежде всего важно расставить приоритеты в своих задачах и потребностях.

Первые пять минут после появления электричества. Это критическое время. Немедленно зарядите всё необходимое для жизни и работы в период отсутствия электричества: телефон, ноутбук и другие важные устройства.

Оцените, как долго может быть свет, и если есть хотя бы приблизительные прогнозы – учтите их.

Если свет будет гореть долго (2+ часа):

• выполняйте самые важные рабочие задачи;
• затем переходите к домашним делам, которые могут подождать;
• наконец, заряжайте второстепенные устройства и выполняйте фоновые домашние процессы.

Если света мало (до часа):

• сначала – критически важные рабочие задачи, которые невозможно выполнить без электричества (загрузить файл, совершить звонок и т. д.);
• параллельно – зарядка основных устройств;
• быт – только минимальный или такой, который не мешает работе.

Многозадачность снижает производительность, но некоторые параллельные действия допустимы:

• пока загружается файл, стиральная машина работает;
• пока идёт синхронизация, вода кипятится или работает посудомоечная машина;
• пока вы выполняете важную работу, устройства заряжаются в фоновом режиме.

Главное – не хвататься за всё сразу.

Ориентируйтесь на результат, а не на иллюзию "успеть всё". Попытки использовать каждую минуту только истощают. Лучше сделать одно важное дело и почувствовать прогресс. Есть результат – отлично. Есть хотя бы минимальное движение – вы на правильном пути. Если нет ни того, ни другого, стоит спросить себя: "На чем мне сосредоточиться? Что я делаю не так?".

Принцип Парето: найдите свои 20%

В дни с энергией и без нее работает одна и та же логика: 20% усилий дают 80% результата.

Определите эти "20%" – те задачи, что действительно приближают вас к цели. Именно их и следует выполнять в первую очередь в "окна возможностей".

Как научиться гибкости в планировании

Гибкость – один из главных навыков будущего. Чем больше перемен вокруг, тем яснее становится: адаптивность и умение подстраиваться под ситуацию – это тот самый soft skill, который не заменит ни один искусственный интеллект.

Практические упражнения для развития гибкости

Дефлексия перестроек. Это способ отслеживать, насколько ваши планы соответствуют действительности.

В конце дня запишите:

• что планировали;
• что изменилось;
• как вы отреагировали?

Так вы начнёте замечать свои собственные паттерны поведения и быстрее адаптироваться. Если вы видите, что регулярно реагируете неэффективно, вы сможете сознательно изменить своё поведение.

Ментальная репетиция. Это создание в голове "черновиков" возможных сценариев.

Утром представьте 2-3 варианта развития событий: что может пойти не так, что способно выбить вас из колеи, какие обстоятельства сделают вас более уязвимыми (голод, усталость, нехватка времени).

Заранее продумайте, как вы будете реагировать. Наш мозг воспринимает это как частично прожитый опыт, и в реальности реагировать становится намного легче и спокойнее.

Полезно также заранее оценивать пиковые моменты дня: когда вам нужна максимальная концентрация и что может ей помешать (например, совпадение важной встречи и возможного отключения света).

Контрольный якорь. Это стабильные мелкие ритуалы, которые вы совершаете независимо от обстоятельств.

Например:

• утренний кофе
• краткие вечерние записи,
• 15 минут чтения.

Как структурировать день, когда часть задач зависит от электричества?

Лучше всего работает принцип адаптивных блоков: часть дня остается неизменной, а часть подстраивается под ситуацию.

Начало дня желательно сделать максимально предсказуемым. Утренние привычки – зарядка, завтрак, краткосрочное планирование – должны быть независимы от электричества. Это даёт ощущение опоры.

Далее – гибкие блоки. Каждый использует две версии: "со светом" и "без света". Есть свет – делаете то, что требует компьютера, интернета или техники. Свет пропал – просто переходите к автономным задачам: планированию, работе с бумагами, заметкам от руки, чтению или подготовке материалов на телефоне.

Разделите свои задачи на четыре условные группы:

• критически зависящие от электричества;
• те, которые желательно делать при свете, но можно и без него;
• задачи, для которых достаточно телефона;
• и вообще не нуждающиеся в энергии.

Достаточно простого списка в блокноте. Главное – каждое утро определять одну – две приоритетные задачи из каждой группы.

Буферные задачи – это задачи, которые можно выполнять в любое время, когда внезапно появляется свободное время без электричества. Это может быть подготовка идей, стратегическое планирование, профессиональное чтение и т.д. Продумайте варианты, куда можно пойти работать в случае необходимости – коворкинг или место с гарантированным электричеством. Такие "буферы" дают ощущение контроля и спокойствия в важные моменты.

В конце дня обратите внимание на прогресс: что помогло, что внесло ясность, что поддержало. Иногда это вкусный завтрак, иногда – тёплый разговор или небольшой жест заботы о себе, вернувший силы.

– Главное – не стремиться к идеальной продуктивности. Ваша задача – создать такую систему, которая помогает двигаться вперёд в любых условиях. Немного гибкости, немного структуры и немного сочувствия к себе – и даже нестабильный ритм становится более предсказуемым, – резюмирует Ирина Пономарь.