Производительность и тайм-менеджмент: как выстроить привычки и улучшить концентрацию

Все чаще после начала полномасштабной войны я слышу от своих друзей, коллег и знакомых, что концентрироваться на рабочих задачах, фокусироваться на чем-то одном и быть продуктивными и эффективными как в жизни, так и на работе – совсем не получается. Интеллигентные, умные люди с довольно успешной карьерой признают, что постепенно деградируют и не могут "потянуть" даже элементарные задачи.

Во время войны тайм-менеджмент кажется какой-то чепухой, но на самом деле он нужен еще больше, чем раньше, если вы хотите хоть как-то функционировать в обществе, помогать другим и не поехать окончательно "кукухой".

Война однозначно повлияла на эмоциональное состояние, концентрацию и общую производительность украинцев, ведь фокус и производительность убиваются постоянным стрессом и повышенной тревожностью.

Что такое тайм-менеджмент и как эффективно управлять временем во время войны

Производительность и тайм-менеджмент — это взаимосвязанные понятия, но у них разные цели и особенности. Производительность – это сколько работы вы можете выполнить за определенное время и ее качество. Это по факту максимальные результаты при минимальных затратах времени и ресурсов, правильная организация рабочих процессов, работа не в большем количестве, а более разумная и лучшего качества.

Тайм-менеджмент в свою очередь это – управление временем для эффективной организации дня, недели или месяца. Это инструменты, которые помогают планировать, распределять, устанавливать приоритеты и использовать время более эффективно.

Для повышения производительности начните с классики тайм-менеджмента – планирования. Ясно, что нужно делать поправки на войну и ее непредсказуемость, но старайтесь планировать день с вечера. Ключевые задачи, которые нужно выполнить. Современный человек за день принимает до 35 000 решений (сознательных и бессознательных) – это все нереально нагружает нашу психику до грани, где человек просто теряет способность обрабатывать любую информацию, что-то делать и постоянно чувствует себя уставшим. Уменьшить количество решений можно, спланировав хотя бы простые вещи: выбрать аутфиты на каждый день, определиться с меню на неделю заранее, подготовить продукты, набросать примерные активности.

Прикладные простые техники тайм-менеджмента и что не так с мультизадачностью

Используйте "правило трех задач": ежедневно определяйте три основных задачи, которые необходимо выполнить. Это поможет с приоритетами.

Старая добрая техника Pomodoro – тоже ваш хороший друг. Работайте интервалами по 25 минут, после каждого из которых делайте 5-минутный перерыв. После четырех подходов делайте перерыв (15-30 минут). Но обязательное правило: в эти 25 мин вы не отвлекаетесь, не переписываетесь, а именно фокусируетесь на рабочей задаче. Такой четкий график под будильник (или приложение на телефоне) поможет сконцентрироваться и избегать истощения.

Используйте матрицу Эйзенхауэра: сортируйте задачи по важности и срочности. Матрица помогает разделить задачи на четыре категории: важные и срочные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; неважные и несрочные. В приоритете должны быть важные, но не срочные задачи.

Заведите привычку использовать правило Парето – правило 80/20: 80% результатов приходят от 20% усилий. Найдите те 20% задач, которые дают наибольший эффект и уделяйте им больше времени. К примеру, условные ответы на имейлы будут занимать много времени, но давать мало результата. Разработка стратегии коммуникации/маркетинга может принести 80% результатов для вашего бизнеса.

Никакой тайм-менеджмент не работает без блокировки отвлекающих факторов. Если не хватает дисциплины и усидчивости, то используйте приложения, которые будут блокировать доступ к соцсетям или другим сайтам. К примеру, Freedom, StayFocusd или RescueTime.

Выключайте уведомления о сообщениях, лайках на телефоне (кроме воздушной тревоги), не поднимайте трубку на неважные звонки. У вас должно быть четко отведенное время на то или иное занятие.

Сейчас уже доказано, что монотаскинг гораздо эффективнее мультизадачности. Так что откажитесь от идеи делать все и сразу, а особенно в условиях войны. Для большинства людей переключение между задачами создает излишнюю нагрузку на мозг и снижает эффективность. Люди, которые утверждают, что могут работать с фильмами на фоне, кучей открытых вкладок или с кучей задач одновременно – на самом деле не фокусируются целиком на задаче и продуцируют более опосредованный результат. Это также повышает когнитивную нагрузку и быстрее приводит к ментальной усталости.

Книга в тему: "Глубокая работа: Правила сфокусированного успеха в рассеянном мире" Кела Ньюпорта. Автор утверждает, что глубокая концентрация на одной задаче приносит гораздо больше результатов, чем работа в условиях постоянных отвлечений.

Если работаете из дома, то приучайте домашних, что у вас существует режим "не беспокоить".

Примите во внимание метод time blocking. Вы должны выделять конкретные временные блоки для определенных задач или категорий задач.

В непредсказуемых условиях войны с планированием следует также сохранять определенную гибкость. Вы можете обновлять приоритетные задачи ежедневно или еженедельно, адаптируясь к реалиям. Будьте добрее к себе, относитесь с пониманием к постепенному формированию привычек, не ругайте себя.

Для эффективного тайм-менеджмента, кроме планирования, нужен еще и анализ. Анализировать методы, с которыми вам удобнее, рефлексировать по поводу вашей эффективности и блоков.

Влияние физического и ментального здоровья на производительность

Институт социальной и политической психологии НАПН Украины провел ряд исследований о влиянии войны на психическое здоровье населения. Они подтверждают, что когнитивная деятельность, включая способность к концентрации, серьезно нарушается из-за стрессовых и травматических событий.

Для большей производительности заботьтесь о своем физическом и психическом здоровье. Это прежде всего – здоровый сон. Если не досыпаете из-за тревоги ночью, ложитесь днем на так называемый power-naps – короткая передышка-сон днем на 15-30 мин. Во многих современных офисах уже есть комнаты отдыха, но вы также можете предложить своему шефу обустроить такую комнату и протестировать, насколько повысится производительность людей.

Регулярные физические упражнения и правильное питание – тоже must. Они влияют на уровень вашей энергии и поддерживают мозговую деятельность (кушайте для этого орехи, рыбу, овощи).

Хронический стресс, тревога, психологические травмы и жизнь в неопределенности – главные причины ухудшения концентрации во время войны. Мозг фокусируется на потенциальной опасности вместо повседневных задач. Хронический стресс влияет на когнитивные функции, в частности, внимание, память и способность принимать решения.

ПТСР также оказывает серьезное влияние на способность сосредоточиться на работе или обучении. Травматические события заставляют мозг воспроизводить стрессовые ситуации снова и снова, что отнимает большую часть ментальных ресурсов.

Во время войны значительно растет количество негативной и тревожной информации, которую украинцы получают через новости, соцсети. Украинские психологи советуют ограничивать время, проведенное в новостных ресурсах, поскольку это способствует истощению и снижению концентрации.

Психотерапия и практики глубокого дыхания, медитации или йога могут помочь снизить уровень тревожности. Дыхание по схеме "4-7-8" (вдох 4 секунды, задержка дыхания на 7 секунд и выдох на 8 секунд) помогает снизить уровень стресса и улучшить концентрацию.

Современные приложения и технологии для тайм-менеджмента

Начните наконец-то получать бенефиты от современных технологий и приложений. Автоматизируйте рутинные задачи, например используйте IFTTT, Zapier для автоматической обработки задач или автоматизируйте электронные письма из Unroll.me. Делегируйте простые задачи другим или ИИ.

Установите полезные приложения для тайм-менеджмента, такие как Todoist, Trello, Notion, TickTick, Clockify или Google Keep, которые помогут структурировать задачи, вести списки дел и отслеживать прогресс.

Не захламляйте рабочее пространство/стол или экран. Уже доказано, что чистый стол помогает организовать мысли и не цепляться за горы отвлекающих листов на столе.

Выстраивание привычек: ключ к стабильности и производительности. "Атомные привычки"

Стабильность – это мечта многих украинцев сегодня. И если мы не можем повлиять на внешние обстоятельства войны и обстрелы, мы можем строить стабильность через собственные ритуалы, рутину и привычки.

Одна из лучших книг о привычках (которые являются основой производительности и нашего ежедневного поведения) – "Атомные привычки" ("Atomic Habits") Джеймса Клира, где автор описывает, как маленькие ежедневные действия могут оказать большое долгосрочное влияние.

Клир предлагает систему: сделайте привычку очевидной, привлекательной, простой и удовлетворительной. Этот подход может быть особенно полезен во время войны, когда наше мышление и мотивация изменяются из-за стресса.

По его мнению, необходимо изменить среду так, чтобы новая привычка была на виду. Чтобы новая привычка стала привлекательной, ее нужно связать с тем, что вам нравится (например, физические упражнения можно совместить с просмотром любимого шоу или прослушиванием музыки). Затем делайте привычку легкой – вместо получаса спорта начните с 10 минут. И, конечно, после – вознаграждайте себя за достижение новых привычек.

Главная идея книги состоит в том, чтобы изменять идентичность, а не только поведение. То есть вместо того, чтобы стремиться "прочитать больше книг", представлять себя как "человека, читающего каждый день".

Автор советует фокусироваться не на результатах, а на процессе, который приведет к этим результатам. Улучшение маленьких привычек поможет побороть прокрастинацию.

Маленькие привычки, такие как планирование задач на день или отказ от непрерывного просмотра новостей, способны обеспечить ощущение контроля даже в неопределенные времена.

Во время войны, когда ситуация вокруг непредсказуема, привычки могут стать островком стабильности и структуры, что поможет сохранить психическую устойчивость и производительность.

Getting Things Done — простое руководство для организации задач и жизни

Вечная классика Getting Things Done (GTD, "Сделай это! Искусство производительности без стресса") от Дэвида Аллена была опубликована впервые в 2001 году, и уже считается классикой в сфере производительности и тайм-менеджмента.

Автор предлагает систему управления делами для повышения эффективности и уменьшения стресса. Основная идея книги состоит в том, чтобы освободить ум от постоянных мыслей о задачах, записывая их и организуя в эффективную систему.

Аллен настаивает на том, чтобы записывать все задачи, идеи и обязанности во внешние системы (планировщики, приложения и т.п.), чтобы они не занимали умственное пространство. Для каждой задачи решайте, выполнить ли, делегировать или отложить. Распределяйте задачи по категориям: личные дела, работа, саморазвитие.

Естественно, наибольшее количество энергии выделяйте на принципиальные задачи, а не на "пустые".

Четырехчасовая рабочая неделя – мечта или реальность?

Следующая жемчужина в сфере тайм-менеджмента и производительности – "The 4-Hour Workweek" ("Четырехчасовая рабочая неделя") Тима Ферриса – предлагает радикальный подход. Автор советует сосредоточить внимание на максимизации эффективности работы и высвобождении большего количества свободного времени.

Основные принципы его подхода – DEAL, включающий Definition (определение), Elimination (устранение), Automation (автоматизация) и Liberation (освобождение).

Определите свои цели и сфокусируйтесь на том, что действительно важно для их достижения. Тим Феррис против традиционной рабочей модели – офис и работа с 9 до 5.

Автор рекомендует устранить или минимизировать все 80% задач, которые приносят только 20% результата. Устраните или сократите время, потраченное на ненужные встречи, имейлы и рутинные задачи, не приносящие ощутимой пользы.

Феррис также является адептом делегирования, аутсорсинга и сосредоточения на высокопроизводительных задачах. Он верит, что сжатие рабочего времени увеличивает фокус и эффективность.

Автоматизируйте бизнес-процессы: Если у вас есть бизнес, автоматизируйте его по возможности. Это позволяет работать меньше времени и увеличивать прибыль. Феррис верит, что сжатие рабочего времени увеличивает фокус и эффективность.

Освобождение – Феррис активно пропагандирует переходить на удаленную работу, чтобы избежать традиционных ограничений. Создайте жизнь, где работа занимает минимум времени, а остальное пространство предназначено для личного роста и жизни в соответствии с вашими интересами.

В условиях войны и постоянной дислокации украинцев удаленная работа может стать удобным решением для многих и дать больше мобильности.

7 привычек чрезвычайно эффективных людей – нестареющая классика производительности и лидерства

Книга The 7 Habits of Highly Effective People (7 привычек чрезвычайно эффективных людей) Стивена Кови была опубликована в 1989 году и остается актуальной и сегодня.

Основная идея состоит в том, что эффективность в любой сфере жизни – это результат развития правильных привычек. Кови выделяет 7 основных привычек, помогающих людям стать более продуктивными.

Он советует быть проактивными (брать ответственность за свою жизнь, свои решения и свои действия), иметь четкие конечные цели, делать первоначально важные дела, ведущие к долгосрочному успеху.

Кови предлагает начать думать в категории win-win (выигрыш-выигрыш). Эта привычка касается построения взаимовыгодных отношений в работе, семье или других аспектах жизни без жесткой конкуренции.

По его мнению, секрет производительности и эффективности также в понимании других людей и умении быть ясными в коммуникации. Важно иметь синергию в сотрудничестве с другими людьми и объединять усилия.

Кови считает, что каждый человек должен постоянно совершенствовать себя, свои навыки и здоровье. Это баланс между физическим, эмоциональным, умственным и духовным развитием. Достичь такого баланса в условиях войны сложно, но всегда можно начать этот путь, который вдохновит других и поможет им чувствовать себя лучше и вырваться из ловушки прокрастинации.