Секрети управління часом. Як все встигати та бути успішним

Управління часом тісно пов’язане з низкою таких показників добробуту, як стрес, задоволеність роботою та баланс між роботою та життям. Тому дуже важливо навчитися розподіляти свій час таким чином, щоб залишатись продуктивними без зайвого напруження.

Психолог Скотт Даст у своїй статті для ресурсу Psychology Today радить спробувати одну з чотирьох стратегій тайм менеджменту.

Фільтрування

Якою б дивовижною не була ваша система управління часом або ваша особиста дисциплінованість, якщо ви впустите занадто багато першочергових речей, у вас ніколи не буде достатньо часу, щоб виконати другорядні справи.

Ось чому найголовніше, що ви можете зробити, це відфільтрувати те, що ви не варто вносити до списку завдань або календаря.

• Запитайте подробиці. Ніколи не докладайте зусиль до завдання, проєкту чи партнерства поки не дізнаєтесь про деталі: Скільки часу це займе? Чи є дедлайн? Подумавши над цими питаннями, ви переконаєтесь, що це варте вашого часу та уваги.
• Скажіть ні. Оцініть, чи відповідають ініціативи, у яких ви хочете взяти участь, вашим цілям. Не має нічого поганого у професійному "ні, дякую". Це краще, ніж пообіцяти і не встигнути зробити.
• Адекватно оцінюйте свої сили. Будьте чесними з іншими щодо того, скільки часу у вас є і скільки часу ви готові приділити тій чи іншій справи. Окрім того, спробуйте з’ясувати, чи дотримуєтесь ви темпу роботи. 

Будьте всередині системи

Більшість пропозицій щодо управління часом обертаються навколо наявності конкретних систем. Майте на увазі, що допомагає не система, а звички, які вона зміцнює.

• Записуйте усе. Наявність системи завдань та календаря – це добре, але цього недостатньо. Все, що потрапляє у ваш розум (ідеї, примітки, відгуки) повинні входити в одну систему. Ці різні ідеї, як правило, бувають випадковими та безладними. Витратьте час на їхнє упорядкування, щоб потім їх можна було вписати у список завдань.
• Узгоджуйте. Після того, як у вас є система, наступним кроком є ​​регулярне узгодження. Більшість людей роблять це щодня, але також корисно робити це щотижня, щомісяця та щороку, щоб переконатись, що ви правильно розставляєте пріоритети. Коли ви це зробите, обов’язково ретельно вивчіть все. Оновіть завдання, щоб вони були більш актуальними, і не бездумно пересувайте завдання на пізніший термін.

Сформулюйте пріоритети та почніть діяти

Ми досить добре вміємо вносити речі в нашу систему, але насправді погано визначаємо пріоритети. Попри те, що існує безліч схем пріоритетів, мабуть, найбільш дієвою є рамки терміновості:

• Не терміново – не важливо. Не робіть цього! Краще видалити щось зі свого списку завдань і зробити щось важливе, ніж закінчувати неважливе завдання.
• Терміново – не важливо. Намагайся цього не робити. Делегуйте іншим це завдання. Майте на увазі, що, хоча це може бути неважливим для вас, воно може бути важливим для інших.
• Терміново – важливо. Зробіть це зараз. Головне – переконайтесь, що це дійсно важливо.
• Не терміново – важливо. Знайдіть час, щоб це зробити. Найчастіше це складні завдання, на які ми ніколи не можемо знайти вільну хвилину. Цікаво, що це також ті завдання, які, мабуть, відповідають нашим довгостроковим інтересам. Заплануйте час, щоб це здійснити.

Менеджер чи виконавець

Один зі способів переконатись, що ви розумно використовуєте свій час, – це звернути увагу на різницю між тим, як бути менеджером та виконавцем.

• Менеджер: ви говорите, розв'язуєте проблеми і швидко думаєте; ви найефективніші, розподіляючи час в одиницях від 5 до 15 хвилин; ваш ідеальний стан свідомості – це уважність; вартість перебування на засіданнях низька.
• Виконавець. Коли ви перебуваєте в режимі втілення завдання, ви на самоті, створюєте і думаєте повільно; ви найефективніші, розподіляючи час в одиницях від 2 до 4 годин; ваш ідеальний стан свідомості – потік (концентрація уваги в моменті); вартість перебування на нарадах висока.
• Недоступний. Виділяючи час, щоб діяти як виконавець, існує кілька механізмів, як зробити себе недоступним. Помічники поза офісом, вимикання текстових повідомлень та сповіщень Slack, наклеювання знаків на зачинені двері тощо. Думайте стратегічно, експериментуйте та спілкуйтеся з колегами (або родиною), щоб пояснити, чому ви не хочете, щоб вас відволікали.
• Будьте обережні з Інтернет-інструментами планування. Плануючи час перебування в режимі менеджера, будьте стратегічно налаштовані на зустрічі. Якщо час – це гроші, планування зустрічей – це переговори, а мета – перемогти. Замість того, щоб розказувати свій графік через Calendly, MixMax, скажіть іншим людям, коли ви хочете зустрітися. Це забезпечить вам керування своїм часом та енергією таким чином, щоб ви могли бути більш продуктивними.

Майте на увазі, що випробовування різних систем – це добре, але головне – виробити хороші звички, які дозволять вам триматися в курсі речей протягом тривалого періоду.

Зосередьтеся на фільтрації, залишаючись всередині однієї системи, регулярно переорієнтовуючись на стратегію та дотримуючись стратегії роботи з вашим внутрішнім менеджером та виконавцем.