Несподівані наслідки надмірного спілкування на роботі

Згідно з опитуванням, у 2019 році американці взаємодіяли зі своїм телефоном в середньому 96 разів на день.

Якщо ця цифра вражає вас, подумайте, скільки часу ви провели з телефоном сьогодні. Не хвилюйтесь – я не засуджуватиму! Внаслідок нинішньої кризи, я вважаю, що скоро ми не зможемо жити без цієї звички.

Сьогодні, як ніколи раніше, ми використовуємо технології для зв’язку із зовнішнім світом. І оскільки багато з нас працює вдома, ми покладаємось на свої телефони, щоб завжди бути в курсі усіх новин від колег та клієнтів. Однак нескінченні дзвінки та електронні листи, повідомлення в робочих чатах та сповіщення знижують рівень продуктивності.

"Цифрове перевантаження може бути великою проблемою для будь-якого працівника, – зазначають Ларрі Розен та Олександра Семюель у Harvard Business Review у 2015 році. Хоча ці слова досі актуальні у 2020 році. – Ми витрачаємо час, увагу та енергію на відносно непотрібну інформацію та взаємодії".

Перехід на дистанційну роботу змусив багато компаній обрати нові комунікаційні платформи для підтримки зв’язку між колегами. Проте після декількох місяців пандемії, ми повинні поставити собі питання: чи не завдає нам гіперзв'язок з командою більше шкоди, ніж користі. Згідно з дослідженнями, це може призвести до непродуктивності.

Отже, що нам робити? Зовсім позбутися цих платформ – не найкраще рішення. Нам потрібно урівноважити небажані ефекти, розвиваючи позитивну цифрову культуру.

У цьому матеріалі представлено декілька стратегій для відновлення уваги та емоційної рівноваги, які я із власною командою впроваджував протягом багатьох років.

Послабте контроль над підопічними

Дозвольте пояснити: неможливо створити культуру довіри, якщо ви не надаєте своїй команді більшої автономії. Що це означає? Більше ніяких електронних листів о другій ночі та щогодинних звітів про виконану роботу.

Це про правильне використання комунікаційних платформ. Наприклад, якщо у вас була вечірня конференція у Zoom, не слід відразу ж писати перелік завдань у робочий чат. Дайте людям трохи часу для роздумів та аналізу отриманої інформації. Це допоможе їм відновити увагу та сфокусуватися на важливих завданнях.

Встановіть чисту комунікаційну політику

З огляду на те, що наше домашнє та робоче життя зараз пов’язане з пандемією, нам потрібно почати запроваджувати здорову політику спілкування, щоб мимоволі не нав’язувати цілодобове спілкування без вихідних.

Уникайте пастки мікроменеджменту (стиль управління персоналом, при якому керівництво використовує надмірний і постійний контроль над співробітниками – прим. ред.), створюючи чіткі правила спілкування. Якщо ваші працівники зі страхом реагують на ваші повідомлення, спробуйте пояснити, що вони можуть відповісти пізніше. Як пише для HBR Емі Бланксон, консультант з лідерства, створення прецеденту є ключовим, особливо якщо ваші підопічні "відчувають себе змушеними негайно реагувати [...], навіть якщо спілкування відбувається після роботи, у вихідні або у відпустці".

У моїй компанії ми з командою видаляємо Slack (корпоративний месенджер – прим. ред.) зі своїх телефонів у святкові дні. Ми також не відповідаємо на електронні листи після роботи. Це те, що я встановив задовго до нинішньої кризи і з того часу став ще серйозніше до цього ставитись. Я також моделюю межі, повідомляючи своїй команді точний час, коли вони можуть зі мною зв’язатися, і коли я не буду доступний.

Для мене відновлення після робочого дня є ключем до формування стійкості як у нашому особистому, так і в професійному житті. Шлях до гармонічного спілкування починається з трактування чітких правил, що пояснюють цю цінність.

Заохочування створення фокусу

Дослідження 2017 року показало: попри те, що смартфони мають величезний потенціал для покращення нашого життя, їхня присутність може знижувати продуктивність.

У боротьбі проти поглинання нашої уваги гаджетами The New York Times рекомендує тримати телефони заблокованими у шухляді. Це один зі способів фокусування на потрібних речах. Інша стратегія передбачає використання програмного забезпечення, такого як RescueTime, що допомагає відстежувати продуктивність та блокувати сайти, які вас відволікають (особливо соціальні мережі).

Хоча, багато хто з нас і надалі використовуватимуть такі платформи, як Zoom та Slack, ми все одно можемо заохочувати співробітників вимикати сповіщення, прибирати телефони та використовувати спеціальні програми, які допомагають блокувати застосунки на необхідний час.

Не забувайте про ментальне перезавантаження 

"Наші телефони стали примусом, а не інструментами ефективності", – пише Бланксон. "Попри бажання працівників відмовитись від своїх пристроїв, більш ніж половина з них сидять у своїх смартфонах, коли мають вільний час".

Зрештою, це не наша справа, як працівники використовують технології у вільний час, але ми завжди можемо пропагувати розумніші та цілеспрямованіші способи відпочинку. Я регулярно практикую і заохочую свою команду практикувати вправи для розвитку уважності протягом дня, коли мозок переповнений інформацією. Це один зі способів зменшити стрес.

У своїй книзі Hit Refresh Сатья Наделла, генеральний директор Microsoft, наголошує: "Звичайно, у час постійних оновлень та технологій може здатися дивним концепт морального відновлення. Але, якщо робити це правильно, результатом може бути справжнє психологічне відродження".

Як я вже зазначав раніше, ми не скоро відмовимось від телефоннів. Багато з нас купують продукти, заїжджають до близьких, координують діяльність своїх дітей у школі та розважають себе за допомогою телефона у найнапруженіші часи життя.

Тому робота керівників полягає не в тому, щоб повернутися в минуле і знищити комунікаційні платформи, а створити позитивну цифрову культуру, яка дозволяє людям залишати роботу на роботі.

Автор: Айтекін Тенк