Встигнути все: як планувати день, коли залежиш від графіка відключення світла

Світло може зникнути будь-якої миті, але не варто ставити життя на паузу.

Разом з експерткою з тайм-менеджменту Іриною Пономарь з'ясовуємо, як зберегти продуктивність, встигнути все важливе й не збожеволіти від графіків відключень.

Як планувати день без чітких графіків електропостачання

Ми часто пояснюємо невдалі плани "непередбачуваними обставинами", хоча насправді життя ніколи й не було стабільним, каже Ірина Пономарь:

– Повна визначеність – ілюзія. Коли ми припиняємо чекати ідеальних умов, стає менше розчарувань і внутрішньої напруги, бо вже не боремося з реальністю.

Щоб знизити стрес, використовуйте практичний підхід: складіть три списки завдань:

• те, що робите за наявності світла;
• те, що робите без світла;
• те, що можна робити за будь-яких умов.

Щовечора витрачайте 5-10 хвилин на планування наступного дня у двох варіантах.

Дослідження Gallup у 2022 році показало, що навіть у стабільних умовах лише 10 –15% людей регулярно планують свій день. Тож, швидше за все, і раніше ви планували мало або зосереджувалися лише на дрібних, оперативних задачах.

Плануйте не час, а енергію. Не "о 10:00 зроблю це", а "коли буде світло й енергія – я зможу виконати цю задачу". Це як у працівників екстрених служб чи анестезіологів: вони не можуть чітко розпланувати день, але працюють результативно, орієнтуючись на ситуацію та пріоритети.

Нам усім варто трохи "побути анестезіологами" – реагувати на обставини, не впадаючи в хаос. І водночас пам’ятати:

Передбачуваного у вашому житті значно більше, ніж непередбачуваного. Тримайте фокус на цьому.

Як зберегти продуктивність без виснаження

Якісне відновлення ресурсу

– Так, у воєнний час це "задачка з зірочкою", і не кожна ніч дає можливість повноцінно виспатися. Але саме тому важливо дотримуватися базових рекомендацій психологів, каже Ірина Пономарь:

• якісна комунікація з людьми, які вас підтримують;
• хобі;
• активність 40 хвилин на день (не обов’язково спорт: швидка ходьба, велосипед тощо);
• емоційна гігієна – щоденник рефлексії, спостереження за емоціями;
• теплі розмови, обійми, сексуальна активність, контакт з тваринами;
• добрі справи, особисті цілі, що дають відчуття сенсу.

Планування за енергетичними зонами

Окрім залежності від електрики, варто враховувати рівень енергії, потрібний для кожного завдання.

Виконуйте складні задачі у свої піки продуктивності, що зумовлені вашими циркадними ритмами. Коли ви найефективніші – вранці, вдень чи ввечері? Якщо піки збігаються з наявністю світла – чудово. Якщо ні – підготуйте завдання, які можна робити без електрики.

Техніки, що підсилюють гнучкість

Групуйте схожі завдання. Наприклад, виділіть час і одразу напишіть десять листів, замість того, щоб повертатися до них кілька разів на день.

Правило 2 хвилин. З’явилося світло і є швидка задача – зробіть її негайно.

Мікроперерви. Кожні 25-30, 60 або 90 хвилин робіть 5-хвилинну активну паузу (прогулянка, склянка води, декілька присідань тощо) Не витрачайте ці перерви на соцмережі – це не відновлює мозок.

Не очікуйте, що ви щодня будете продуктивні на 100%. Визначайте реальний обсяг енергії та реальний час, потрібний вам для виконання справ.

Помічайте навіть маленькі перемоги. Це дає ресурс. Негатив же навпаки забирає енергію так само сильно, як і зовнішні подразники.

Вікна можливостей – принцип, добре знайомий мамам немовлят. Це не про планування за годинами, а про планування за нагодою: дитина заснула – працюємо, прокинулась – перемикаємось.

З нестабільним світлом усе так само: є світло – виконуємо щонайбільше електрозалежних справ; немає – переходимо на задачі, які можна робити автономно.

Головне – знати, що робити, а не втрачати ресурс на обурення й хаос.

Як раціонально використовувати "вікна" з електрикою

Це залежить від контексту:

• які процеси ви обслуговуєте;
• який характер вашої роботи;
• чи маєте альтернативні джерела енергії;
• чи є допомога, чи все робите самостійно;
• які побутові й робочі обов’язки на вас покладені.

Тому перш за все важливо визначити пріоритети серед своїх задач і потреб.

Перші п’ять хвилин після появи електрики. Це критичний час. Одразу заряджаємо все, що необхідне для життя й роботи у період відсутності світла: телефон, ноутбук та інші важливі пристрої.

Оцініть, як довго може бути світло, і якщо є хоча б приблизні прогнози – врахуйте їх.

Якщо світло буде довго (2+ години):

• виконуйте найважливіші робочі завдання;
• потім переходьте до побутових справ, що можуть чекати;
• насамкінець – заряджайте другорядні пристрої, робіть фонові домашні процеси.

Якщо світла небагато (до години):

• спершу – критичні робочі задачі, які неможливо виконати без електрики (завантажити файл, провести дзвінок тощо);
• паралельно – зарядження основних пристроїв;
• побут – тільки мінімальний або такий, що не заважає роботі.

Багатозадачність шкодить продуктивності, але деякі паралельні дії допустимі:

• поки вантажиться файл – працює пралка;
• поки йде синхронізація – кип’ятиться вода чи миє посудомийка;
• поки виконуєте важливу роботу – на фоні заряджаються пристрої.

Головне – не хапатися за все одразу.

Орієнтуйтеся на результат, а не на ілюзію "встигнути все". Намагання використати кожну хвилину лише виснажує. Краще зробити одну важливу справу й відчути прогрес. Є результат – чудово. Є навіть щонайменший рух – ви на правильному шляху. Якщо немає ні того, ні іншого, варто запитати себе: "На чому мені зосередитися? Що я роблю не так?".

Принцип Парето: шукайте свої 20%

У дні з енергією і без неї працює однакова логіка: 20% зусиль дають 80% результату.

Визначте ці "20%" – ті завдання, що реально просувають вас до цілі. Саме їх і варто виконувати в першу чергу під час "вікон можливостей".

Як навчитися гнучкості у плануванні

Гнучкість – одна з головних навичок майбутнього. Чим більше змін довкола, тим ясніше стає: адаптивність і вміння підлаштовуватися під ситуацію – це той soft skill, який жоден штучний інтелект не замінить.

Практичні вправи, щоб розвинути гнучкість

Дефлексія перебудов. Це спосіб відстежувати, як ваші плани співвідносяться з реальністю.

Наприкінці дня запишіть:

• що планували;
• що змінилося;
• як ви відреагували.

Так ви почнете помічати власні патерни та швидше адаптовуватись. Якщо бачите, що регулярно реагуєте неефективно – зможете свідомо змінити поведінку.

Ментальна репетиція. Це створення "чернеток" можливих сценаріїв у голові.

Вранці уявіть 2 – 3 варіанти розвитку подій: що може піти не так, що здатне вибити вас із колії, які обставини зроблять вас більш вразливими (голод, втома, брак часу).

Продумайте заздалегідь, як будете реагувати. Наш мозок сприймає це як частково прожитий досвід, і в реальності реагувати стає набагато легше й спокійніше.

Корисно також завчасно оцінювати пікові моменти дня: коли вам потрібна максимальна концентрація і що може цьому завадити (наприклад, накладення важливої зустрічі й можливого відключення світла).

Якір контролю. Це стабільні дрібні ритуали, які ви робите незалежно від обставин.

Наприклад:

• ранкова кава,
• короткі вечірні записи,
• 15 хвилин читання.

Як структурувати день, коли частина завдань залежить від електрики

Найкраще працює принцип адаптивних блоків: частина дня залишається сталою, а частина – підлаштовується під ситуацію.

Початок дня бажано зробити максимально передбачуваним. Ранкові звички – руханка, сніданок, коротке планування – мають бути незалежними від електрики. Це дає відчуття опори.

Далі – гнучкі блоки. Кожен має дві версії: "зі світлом" і "без світла". Є світло – робите те, що потребує комп’ютера, інтернету чи техніки. Зникло – просто переходите на автономні справи: планування, роботу з паперами, нотатки від руки, читання чи підготовку матеріалів на телефоні.

Розділіть свої завдання на чотири умовні групи:

• ті, що критично залежать від електрики;
• ті, які бажано робити зі світлом, але можна й без;
• завдання, для яких достатньо телефона;
• і ті, що зовсім не потребують енергії.

Достатньо простого списку у блокноті. Головне – щоранку визначати одне-два пріоритетні завдання з кожної групи.

Буферні справи – це завдання, які можна робити будь-коли, коли раптом з’являється вільний час без світла. Це можуть бути підготовка ідей, стратегічні роздуми, професійне читання тощо. Продумайте варіанти, куди можна піти працювати в разі потреби – коворкінг чи місце з гарантованою електрикою. Такі "буфери" дають відчуття контролю й спокою у важливі моменти.

Наприкінці дня зверніть увагу на прогрес: що допомогло, що додало ясності, що підтримало. Іноді це смачний сніданок, іноді – тепла розмова чи маленький жест турботи про себе, що повернув сили.

– Головне – не прагнути ідеальної продуктивності. Ваше завдання – створити таку систему, яка допомагає рухатися вперед у будь-яких умовах. Трохи гнучкості, трохи структури й трохи співчуття до себе – і навіть нестабільний ритм стає більш передбачуваним, – підсумовує Ірина Пономарь.