Как писать понятные и эффективные письма: четыре основных принципа

Дорогие читатели и еще более дорогие читательницы, приветствую вас с очередным выпуском нашей рубрики языковых советов!

Сегодняшняя тема будет немного нестандартной, если сравнивать ее со всеми предыдущими, но я подумал, что в этой рубрике ей тоже найдется место, тем более что она очень тесно связана с украинским языком и нашей жизнью в нем.

Поэтому давайте поговорим об эффективных письмах. Поскольку бумажные письма сейчас стали крайне редким явлением и пишут их точно не каждый день и не для получения немедленных ответов, в центре нашего внимания будут электронные письма — то есть мейлы. Их пишут часто и в основном для того, чтобы получить или, наоборот, передать актуальную на момент написания информацию. Конечно, я имею в виду здесь преимущественно так называемые деловые или рабочие письма. Потому что иногда электронную почту используют и для переписки на вечные (в основном личные) темы — и вежливость в таких письмах обычно очень контекстуальна. Поэтому сегодня речь пойдет не о них.

Что же такое эффективность?

В рамках обширной области лингвистики, называемой прагматикой, которая изучает функционирование языка в обществе и условия его использования говорящими, основой вежливости считается так называемый принцип кооперации — то есть желание достичь общей цели и взаимопонимания в социальных ситуациях.

Как говорил философ Пол Грис, хотите вести разговор, который пойдет всем на пользу, — вносите в него свой вклад так, как нужно, на том этапе, где это нужно, и подчиняясь его общей теме. Вежливые и эффективные собеседники, следовательно, — те, которые думают не только о себе, стараются доносить информацию максимально понятно и не выпускают из виду цель, ради которой ведется диалог.

Все вежливые разговоры должны удовлетворять четырем критериям: количеству, качеству, релевантности и манерам.

Давайте разберемся, как это использовать в электронных письмах.

Количество: краткость — это не сухость

Все сообщения должны быть максимально краткими и информативными — но только в той мере, в какой этого требуют тема и контекст.

Поэтому…

• Если вы хотите обсудить определенную тему, начните ее с нового абзаца (после приветствия и представления себя, если вы пишете человеку впервые) фразами типа: я хотел бы обсудить с вами следующее / я пишу вам по поводу / пишу вам по такому-то вопросу.

• Если это не первое письмо, но тема уже затрагивалась ранее, напомните о ней фразами типа "хотелось бы вернуться к обсуждению темы Х" / "что касается темы Х, которую мы уже обсуждали"; на всякий случай можете добавить релевантные ссылки или любые другие "якоря", которые помогут вспомнить предыдущее обсуждение и не заставят долго вспоминать о нем (иногда достаточно нескольких ключевых слов).

• Старайтесь писать информативнее и структурированнее, используйте абзацы, заглавные буквы, при необходимости — курсив и жирный шрифт для выделения самого главного в главном.

• Не делайте свое сообщение более информативным, чем необходимо: избегайте отступлений от темы, упоминаний о людях или событиях, не относящихся к теме, ссылок на длинные тексты, где адресат должен сам найти одно предложение, ради которого вы их отправляете, слишком длинных описаний или пересказа разговоров с третьими лицами.

Или, как уже упоминавшийся выше Пол Грисс говорил, если я ремонтирую машину и прошу у вас четыре болта, то не хочу, чтобы вы принесли мне восемь.

Качество: только то, что правда

В прагматике качество сообщения — это прежде всего его правдивость. Поэтому эффективное электронное письмо — это то, где…

• Не сообщайте информацию, в достоверности которой вы сомневаетесь, или четко указывайте на свои сомнения фразами типа "не уверен/уверена", "возможно, это правда, но", " есть сомнения, что", "не знаю, можно ли этому верить".

• Вы не утверждаете как факт то, для чего у вас нет доказательств, и указываете источник информации, которую сообщаете (я прочитал на сайте Х, что / не могли бы вы прокомментировать опубликованную в Х информацию, что / вот откуда я это взяла).

• Вы не сообщаете ложную информацию намеренно (конечно, это невежливо!).

Или, словами Гриса, если я пеку пирог и прошу у вас сахара, то не жду, что вы дадите мне соль, а если прошу ложку, то не хочу получить ее резиновый макет.

Релевантность: только по теме

Здесь все просто: не пишите в электронных письмах о чем попало. Человек, который будет их читать, потратит на них свое время, и если за это время он ничего нового не узнает, будет злиться на вас и на себя. Как писать только о нужном и важном?

• Прежде чем писать, подумайте, что вы хотите сообщить, и сформулируйте тему письма в двух-трех словах (Выставка в НХМУ / Выплата стипендий / Условия экзамена / Гонорар за последнюю книгу) и не отправляйте письма без темы — они раздражают многих.

• Составьте план самого письма — если оно длинное, разбейте его на подтемы, подумайте, что хотите сообщить в каждой из них, при необходимости придумайте краткие подзаголовки; если оно короткое, выделите самое главное.

• Перечитайте текст письма перед отправкой, и если из него можно что-то убрать без ущерба для смысла сообщения, сделайте это.

Если я замешиваю тесто для пирога, то не хочу, чтобы мне несли интересные книги или прихватки для сковородок, — пишет об этом Грис.

Манера: понятно, четко, вежливо

Будьте ясны и понятны: следите как за тем, что вы говорите, так и за тем, как вы это делаете.

• Избегайте непонятных выражений и слов (у всех мало времени, всем лень расшифровывать и искать в словарях, постарайтесь ограничиться общеупотребительной литературной лексикой, если между вами и адресатом не оговорено иное).

• Не допускайте двусмысленности, разбивайте длинные предложения на более короткие, чтобы не потеряться в смысле и не запутать читателей.

• представляйте информацию в том порядке и объеме, в котором она необходима для максимально эффективного достижения вашей цели.

Пишите четкие и понятные письма, изучайте украинский язык — и станьте звездой эффективных коммуникаций!