Як писати зрозумілі й ефективні листи: чотири основні принципи

Любі читачі й ще любіші читачки, вітаю вас із черговим випуском нашої мовнопорадної рубрики!

Сьогоднішня тема буде трохи нестандартною, якщо порівняти її зі всіма попередніми, але я подумав, що в цій рубриці їй теж знайдеться своє місце, — тим паче що з українською мовою й нашим у ній життям вона пов’язана дуже безпосередньо.

Тому поговорімо про ефективні листи — себто ті, які допомагають вам з адресатом досягти мети, нікого не дратують і легко читаються. Оскільки листи паперові зараз стали явищем украй рідкісним і пишуть їх точно не на щодень і не для отримання негайних відповідей, у центрі нашої уваги будуть мейли — себто листи електронні. Пишуться вони часто і переважно для того, щоби отримати чи, навпаки, передати якусь актуальну на момент створення інформацію. Звісно ж, я маю на увазі тут здебільшого так звані ділові, або ж робочі листи. Бо інколи електронну пошту використовують і для кореспонденції на вічні (переважно особисті) теми — і ефективність у таких листах зазвичай дуже контекстуальна. Тому сьогодні йтиметься не про них.

Що ж таке загалом ефективність комунікації?

У рамках великого відгалуження лінгвістики, яке зветься прагматикою й вивчає функціонування мови у суспільстві й умови її використання мовцями, основою ефективної комунікації вважають так званий кооперативний принцип — себто бажання досягти спільної мети і взаєморозуміння в соціальних ситуаціях.

Як казав філософ Пол Ґріс, хочете вести розмову, яка піде всім на користь, — робіть свій внесок у неї так, як потрібно, на тому етапі, де це потрібно, й підпорядковуючись її загальній темі. Ввічливі й ефективні співрозмовники, отже, — ті, які думають не лише про себе, намагаються доносити інформацію максимально зрозуміло й не випускають з ока мету, заради якої ведеться діалог.

Усі результативні розмови мають задовольняти чотири критерії — кількості, якості, релевантності й манери.

Розберімось, як це використати в мейлах.

Кількість: стислість — це не сухість

Ваші листи мають бути максимально стислими й інформативними — але рівно настільки, наскільки цього потребують тема й контекст.

Тому…

• якщо ви хочете обговорити певну тему, почніть її з нового абзацу (після привітання й називання себе, коли пишете людині вперше) фразами типу я хотів би обговорити з вами таке / я пишу вам ось із якого приводу / пишу вам ось у якій справі;

• якщо це не перший мейл, але тема фігурувала в листуванні давніше, нагадайте про неї фразами типу хотілося б повернутися до обговорення теми Х / що ж до теми Х, яку ми вже обговорювали; про всяк випадок можете додати релевантні лінки чи будь-які інші "якорі", що підтягнуть попередню дискусію й не змушуватимуть довго про неї згадувати (часом досить кількох ключових слів);

• намагайтесь писати інформативніше й структурованіше, використовуйте абзаци, великі літери, за потреби — курсив і жирний шрифт для виділення найголовнішого в головному;

• не робіть своє повідомлення інформативнішим, ніж треба: уникайте відхилень від теми, згадок про людей чи події, які не стосуються теми, лінків на довгі тексти, де адресат сам мусить знайти одне речення, заради якого ви їх надсилаєте, задовгих описів чи переказування розмов з третіми особами.

Або ж, як казав уже згаданий вище Пол Ґріс, якщо я ремонтую машину й прошу у вас чотири болти, то не хочу, щоб ви несли мені вісім.

Якість: лише те, що правда

У прагматиці якість повідомлення — це передусім його правдивість. Тому ефективний мейл — це той, де…

• ви не повідомляєте інформації, у правдивості якої сумніваєтесь, або чітко вказуєте на свій сумнів фразами типу не певен/певна, чи це правда, але / маю сумніви, що / не знаю, чи можна цьому вірити;

• ви не робите правдивим те, для чого у вас немає доказів, і вказуєте джерело інформації, яку повідомляєте (я прочитав на сайті Х, що / чи не могли б ви прокоментувати оприлюднену в Х інформацію, що / ось звідки я це взяла);

• ви не повідомляєте неправди навмисно (авжеж, це неввічливо!).

Або ж, словами Ґріса, якщо я печу пиріг і прошу у вас цукру, то не чекаю, що ви дасте мені солі, а якщо прошу ложку, то не хочу отримати її гумовий муляж.

Релевантність: тільки по темі

Тут усе просто: не пишіть у мейлах аби про що. Людина, яка їх читатиме, витратить на них свій час, і якщо за цей час не дізнається нічого нового, сердитиметься на вас і на себе. Як писати лише про потрібне й релевантне?

• Перш ніж писати, подумайте, що хочете повідомити, й сформулюйте тему листа двома-трьома словами (Виставка в НХМУ / Виплата стипендій / Умови іспиту / Гонорар за останню книжку) й не надсилайте листів без теми — вони багатьох дратують.

• Складіть план самого листа — якщо він довгий, розбийте його на підтеми, подумайте, що хочете повідомити в кожній з них, за потреби придумайте стислі підзаголовки; якщо він короткий, виділіть найголовніше.

• Перечитайте текст листа перед надсиланням, і якщо з нього можна щось викинути без шкоди для сенсу повідомлення, зробіть це.

Якщо я мішу тісто на пиріг, то не хочу, щоб мені несли цікаві книжки чи прихватки для сковорідок, пише про це Ґріс.

Манера: зрозуміло, чітко, ввічливо

Будьте чіткими і зрозумілими: пильнуйте й за тим, що кажете, й за тим, як ви це робите.

• Уникайте незрозумілих виразів і слів (часу в усіх мало, розшифровувати й шукати в словниках усім лінь, спробуйте обмежитися загальновживаною літературною лексикою, якщо між вами з адресатом не обумовлено інше).

• Не давайте простору двозначностям, розбивайте довгі речення на коротші, аби не загубитися в сенсі й не заплутати читачів.

• Подавайте інформацію в тому порядку й обсязі, в якому вона потрібна для максимально ефективного досягнення вашої мети.

Пишіть чіткі й зрозумілі листи, вчіть українську — і ставайте зіркою ефективних комунікацій!