Баланс між роботою та життям: як уникнути найпоширеніших помилок в таймменеджменті

В сучасному світі ми постійно балансуємо між кар’єрою, особистими справами та відпочинком, як знайти гармонію? Чому одні люди ефективно управляють своїм часом і залишають місце для дозвілля, а інші — постійно відчувають нестачу годин у добі?

Спеціально для LIGA.Life бізнес-тренерка та експертка з таймменеджменту Ірина Пономарь розповіла про найпоширеніші помилки у плануванні часу, ефективні методи управління справами та способи знайти баланс між роботою і життям.

Найпоширеніші помилки у плануванні свого часу

Існує п'ять основних помилок, які заважають правильно розпоряджатися своїм часом, пояснює експертка.

Відсутність цілі

— Зазвичай люди схильні вважати, що мають ціль, але здебільшого це лише бажання або ідеї. Ціль завжди має бути вимірною, обмеженою, а головне — прописаною та зафіксованою. На її основі повинен бути складений план.

Ігнорування особистого

Ще одна проблема — наявність цілі лише в робочій сфері та повне ігнорування цілей в особистому житті. Зрештою, це призводить до дисбалансу або вигорання, адже досягати успіху тільки в професійній сфері — це шлях у нікуди. Планування покликане зробити життя людини щасливим, а не лише ефективним, каже Ірина Пономарь.

Відсутність системи

— Це проблема, коли люди планують хаотично, несистемно, час від часу або ставляться до планування як до інструмента, який варто застосовувати лише для "гасіння пожеж" та розгрібання завалів. Такий підхід не дає стабільних результатів і лише посилює відчуття хаосу, — пояснює бізнес-тренерка.

Жорстке планування

— Часто, починаючи планувати, люди розписують своє життя похвилинно, а потім страждають, коли стається форсмажор і всі плани руйнуються. Це призводить до втрати інтересу до планування, адже воно здається негнучким, обмежуючим і таким, що створює додатковий стрес.

Забагато інструментів і методів

— У пошуках ідеального способу планування люди часто прагнуть знайти "чарівний" планувальник, застосунок, техніку чи метод. Вони постійно змінюють інструменти, проте лишаються невдоволеними.

Важливо розуміти, що ідеальних інструментів не існує. Кожен інструмент слугує лише для вирішення певного завдання у плануванні. Це як на кухні: ви використовуєте приладдя відповідно до рецепта, а не шукаєте інструмент, який вирішить ваші проблеми з харчуванням, — пояснила Ірина Пономарь.

Таймменеджмент — не лише, щоб більше встигати

— Таймменеджмент — це не просто спосіб встигати більше, а інструмент для створення збалансованого життя, де є місце і для роботи, і для відпочинку.

Методів таймменеджменту багато. Вибір залежить від того, що саме ми хочемо отримати, — каже спікерка.

Планування буває:

• Оперативне — допомагає виконувати поточні завдання та керувати щоденними справами.
• Стратегічне — спрямоване на досягнення довгострокових цілей, реалізацію життєвого бачення.

— Щоб зберігати баланс між роботою та відпочинком, важливо мати цілі в усіх сферах життя.

Навіть життєва мета на рік — відновити баланс і енергію, встановити кордони між особистим і робочим — є хорошою ідеєю.

Проте жоден інструмент чи метод не врегулює ваше життя, якщо ви не бачите в цьому цінності та не працюєте над цим системно, — пояснює Ірина Пономарь.

Баланс — це не разове рішення, а щоденна дія, яка включає:

• Дотримання власних рішень і правил.
• Послідовність і наполегливість.
• Віру в те, що ви робите для себе щось неймовірне, — живете кращу версію свого життя.

Часто ми сприймаємо таймменеджмент лише як спосіб виконати більше роботи, але його основне завдання — зробити життя гармонійним і збалансованим.

Основні кроки ефективного планування

Визначте цілі у всіх сферах життя. Сформулюйте чіткі цілі для роботи, особистого життя, здоров’я, розвитку, дозвілля тощо.

Розставте пріоритети за методом АВС:

• А – термінові справи, які "горять".
• B – важливі справи, які "димлять" (не термінові, але суттєві).
• C – менш важливі завдання, які можна відкласти на перспективу.

Внесіть справи в календар. Розподіліть завдання відповідно до їх важливості та дедлайнів.

Сплануйте свій тиждень. У вас є 168 годин на тиждень. Проаналізуйте, куди ви витрачаєте час, і реорганізуйте план так, щоб щодня залишалася принаймні одна година для улюблених справ.

Організуйте свій день за принципом "дев'ять справ":

• одна головна справа — найважливіше пріоритетне завдання дня.
• три справи — реалізація проміжних цілей.
• п'ять справ — оперативні завдання, які обслуговують ваші процеси.

Визначте час завершення робочого дня. Заплануйте вечірню рутину: побутові справи, харчування, догляд за собою, час із близькими, дозвілля.

Дотримуйтеся своїх правил. Навчіться виконувати заплановане та слідувати власному графіку.

Організуйте розклад дня. Розбийте день на блоки:

• Ранковий блок – пробудження, ритуали, зарядка, сніданок.
• Робочий блок – основні завдання та зосереджена робота.
• Вечірній блок – відпочинок, спілкування, релакс.

— Часто нам не вдається спланувати день, бо ми не до кінця розуміємо, чого саме хочемо і яким має бути наш ідеальний день. Тому варто почати з усвідомлення своїх потреб і бажань, а вже потім вибудовувати ефективну систему таймменеджменту, — радить експертка.

Як визначити пріоритети та правильно їх розставити

Потрібно мати життєву стратегію, у якій є місце і для роботи, і для особистого розвитку. Важливо зрозуміти, скільки часу ви маєте для кожної сфери, і визначити відповідні цілі. Також варто відмовитися від підходу "або-або" та навчитися жити за принципом "і робота, і життя", пояснює Ірина Пономарь:

— Визначте свої цінності в кожній сфері життя та зрозумійте, які потреби для вас є найважливішими цього року. Якщо у вас кар’єрний злет, варто усвідомити, що цього року ваш пріоритет — професійна ідентичність. Якщо ж ви щойно стали батьками, головним пріоритетом стане сім’я.

Поставте собі запитання:

• "За що я буду вдячний/вдячна собі в кінці року?"
• "Де мій головний фокус?"

Після цього оберіть пріоритет року, запишіть і зафіксуйте його. Складаючи свій графік, використовуйте "метод трьох пріоритетів":

• Запишіть три головні пріоритети на рік.
• Визначте три ключові пріоритети на місяць.
• Оберіть три пріоритети на тиждень і плануйте свій день, враховуючи найважливіші завдання.

Бути щасливим – теж пріоритет, головне — розуміти, що саме робить вас таким.

Як знайти баланс і встигнути все:

— У вас немає потреби встигати все. У вас є потреба встигати головне. Це принципова різниця.

Пам’ятайте, що віддавати можна тільки з надлишку. Якщо ви вже виснажені, то перш за все вам потрібне відновлення, а не нові техніки продуктивності. Інакше дефіцит ресурсу призведе до вигоряння.

Відпочинок так само важливий, як і робота. Купуйте свою ефективність, інвестуючи час у ресурс.

Баланс — це не іменник, а дієслово. Він не статичний і потрібно навчитися вчасно реагувати на зміни, переналаштовувати систему і відпочивати раніше, ніж з’являться ознаки втоми.

Не працювати 10 годин, а працювати ефективно.

Оптимізуйте побутові процеси: плануйте меню, робіть заготовлення, організуйте простір, використовуйте системи прибирання, делегуйте рутину сервісам.

Якщо ви хочете нових результатів — вам потрібні нові дії. Змінюйтеся, і все вийде, – радить Ірина Пономарь.