Баланс между работой и жизнью: как избежать распространенных ошибок в тайм-менеджменте

В современном мире мы постоянно балансируем между карьерой, личными делами и отдыхом, как обрести гармонию? Почему одни люди эффективно управляют своим временем и оставляют место для досуга, а другие – постоянно чувствуют нехватку часов в сутках?

Специально для LIGA.Life бизнес-тренер и эксперт по тайм-менеджменту Ирина Пономарь рассказала о самых распространенных ошибках в планировании времени, эффективных методах управления делами и способах найти баланс между работой и жизнью.

Самые распространенные ошибки в планировании своего времени

Существует пять основных ошибок, мешающих правильно распоряжаться своим временем, объясняет эксперт.

Отсутствие цели

— Обычно люди склонны считать, что имеют цель, но в основном это только желание или идеи. Цель всегда должна быть измеримой, ограниченной, а главное – прописанной и зафиксированной. На ее основе должен быть составлен план.

Игнорирование личного

Еще одна проблема – наличие цели только в рабочей сфере и полное игнорирование целей в личной жизни. В конце концов это приводит к дисбалансу или выгоранию, ведь добиваться успеха только в профессиональной сфере — это путь в никуда. Планирование призвано сделать жизнь человека счастливой, а не только эффективной, говорит Ирина Пономарь.

Отсутствие системы

— Это проблема, когда люди планируют хаотично, несистемно, время от времени или относятся к планированию как инструменту, который следует применять только для "тушения пожаров" и разгребания завалов. Такой подход не дает стабильных результатов и только усиливает чувство хаоса, — объясняет бизнес-тренер.

Жесткое планирование

— Часто, начиная планировать, люди расписывают свою жизнь поминутно, а потом страдают, когда происходит форс-мажор и все планы рушатся. Это приводит к потере интереса к планированию, ведь оно кажется негибким, ограничивающим и создающим дополнительный стресс.

Слишком много инструментов и методов

— В поисках идеального способа планирования люди часто стремятся найти "волшебный" планировщик, приложение, технику или метод. Они постоянно меняют инструменты, но остаются недовольными.

Важно понимать, что идеальных инструментов нет. Каждый инструмент служит только для решения определенных задач в планировании. Это как на кухне: вы используете принадлежности в соответствии с рецептом, а не ищете инструмент, который решит ваши проблемы с питанием, – объяснила Ирина Пономарь.

Тайм-менеджмент — не только чтобы больше успевать

— Тайм-менеджмент — это не просто способ успевать больше, а инструмент создания сбалансированной жизни, где есть место и для работы, и для отдыха.

Методов тайм-менеджмента много. Выбор зависит от того, что мы хотим получить, — говорит спикер.

Планирование бывает:

• Оперативное – помогает выполнять текущие задачи и управлять ежедневными делами.
• Стратегическое – направлено на достижение долгосрочных целей, реализацию жизненного видения.

— Чтобы сохранять баланс между работой и отдыхом, важно иметь цель во всех областях жизни.

Даже жизненная цель на год — восстановить баланс и энергию, установить границы между личным и рабочим — хорошая идея.

Однако ни один инструмент или метод не урегулирует вашу жизнь, если вы не видите в этом ценности и не работаете над этим системно, — объясняет Ирина Пономарь.

Баланс — это не разовое решение, а ежедневное действие, включающее:

• Соблюдение собственных решений и правил.
• Последовательность и настойчивость.
• Веру в то, что вы делаете для себя что-то невероятное, – живете лучшую версию своей жизни.

Часто мы воспринимаем тайм-менеджмент только как способ выполнить больше работы, но его основная задача — сделать жизнь гармоничной и сбалансированной.

Основные шаги эффективного планирования

Определите цели во всех областях жизни. Сформулируйте четкие цели для работы, личной жизни, здоровья, развития, досуга и т.д.

Расставьте приоритеты по методу АВС:

• А – срочные дела, которые "горят".
• B – важные "дымящие" дела (не срочные, но существенные).
• C – менее важные задачи, которые можно отложить на перспективу.

Внесите дела в календарь. Распределите задачи в соответствии с их важностью и дедлайнами.

Спланируйте свою неделю. У вас есть 168 часов в неделю. Проанализируйте, куда вы тратите время, и реорганизуйте план так, чтобы каждый день оставался по крайней мере один час для любимых дел.

Организуйте свой день по принципу "девять дел":

• одно главное дело – важнейшая приоритетная задача дня.
• три дела – реализация промежуточных целей.
• пять дел – оперативные задачи, обслуживающие ваши процессы.

Определите время завершения рабочего дня. Запланируйте вечернюю рутину: бытовые дела, питание, уход за собой, время с близкими, досуг.

Соблюдайте свои правила. Научитесь выполнять запланированное и следовать собственному графику.

Организуйте расписание дня. Разбейте день на блоки:

• Утренний блок – пробуждение, ритуалы, зарядка, завтрак.
• Рабочий блок – основные задачи и сосредоточенная работа.
• Вечерний блок – отдых, общение, релакс.

— Часто нам не удается спланировать день, потому что мы не до конца понимаем, чего именно хотим и каким должен быть наш идеальный день. Поэтому следует начать с осознания своих потребностей и желаний, а уже потом выстраивать эффективную систему тайм-менеджмента, – советует эксперт.

Как определить приоритеты и правильно их расставить

Нужно иметь жизненную стратегию, где есть место и для работы, и для личного развития. Важно понять, сколько времени у вас есть для каждой сферы, и определить соответствующие цели. Также следует отказаться от подхода "или-или" и научиться жить по принципу "и работа, и жизнь", поясняет Ирина Пономарь:

— Определите свои ценности в каждой сфере жизни и поймите, какие потребности для вас наиболее важны в этом году. Если у вас карьерный взлет, стоит понять, что в этом году ваш приоритет — профессиональная идентичность. Если же вы только что стали родителями, главным приоритетом станет семья.

Задайте себе вопрос:

• "За что я буду признателен/благодарен себе в конце года?"
• "Где мой главный фокус?"

После этого выберите приоритет года, запишите и зафиксируйте его. Составляя свой график, используйте "метод трех приоритетов":

• Запишите три главных приоритета в год.
• Определите три ключевых приоритета в месяц.
• Выберите три приоритета в неделю и планируйте свой день, учитывая самые важные задачи.

Быть счастливым – тоже приоритет, главное – понимать, что именно делает вас таким.

Как найти баланс и успеть все:

— У вас нет нужды успевать все. У вас есть необходимость успевать главное. Это принципиальная разница.

Помните, что отдавать можно только из избытка. Если вы уже измотаны, то прежде всего вам нужно восстановление, а не новые техники производительности. В противном случае дефицит ресурса приведет к выгоранию.

Отдых так же важен, как и работа. Купите свою эффективность, инвестируя время в ресурс.

Баланс – это не существительное, а глагол. Он не статический и нужно научиться вовремя реагировать на перемены, перенастраивать систему и отдыхать раньше, чем появятся признаки усталости.

Не работать 10 часов, а работать эффективно.

Оптимизируйте бытовые процессы: планируйте меню, делайте заготовки, организуйте пространство, используйте системы уборки, делегируйте рутину сервисам.

Если вы хотите новых результатов – вам нужны новые действия. Меняйтесь, и все получится, – советует Ирина Пономарь.