Продуктивність та тайм-менеджмент: як вибудувати звички та покращити концентрацію

Дедалі частіше після початку повномасштабної війни я чую від своїх друзів, колег та знайомих, що концентруватися на робочих завданнях, фокусуватися на чомусь одному та бути продуктивними й ефективними як в житті, так і на роботі – зовсім не виходить. Інтелігентні, розумні люди з доволі успішною кар’єрою визнають, що поступово деградують і не можуть "стягнути" навіть елементарні завдання.

У часи війни тайм-менеджмент здається якоюсь нісенітницею, але насправді він потрібен ще більше, ніж раніше, якщо ви хочете хоч якось функціонувати у суспільстві, допомагати іншим та не поїхати остаточно "кукухою".

Війна однозначно вплинула на емоційний стан, здатність до концентрації та загальну продуктивність українців, адже фокус та продуктивність вбиваються постійним стресом та підвищеною тривожністю.

Що таке тайм-менеджмент та як ефективно управляти часом під час війни

Продуктивність і тайм-менеджмент — це взаємопов'язані поняття, але вони мають різні цілі та особливості. Продуктивність – це скільки роботи ви можете виконати за певний час та її якість. Це фактично максимальні результати за мінімальних затрат часу та ресурсів, правильна організація робочих процесів, праця не в більшій кількості, а розумніше та кращої якості.

Тайм-менеджмент своєю чергою це – управління часом для ефективної організації дня, тижня чи місяця. Це інструменти, які допомагають планувати, розподіляти, встановлювати пріоритети та використовувати свій час ефективніше.

Аби підвищити продуктивність, розпочніть з класики тайм-менеджменту – планування. Зрозуміло, що треба робити поправки на війну та її непередбачуваність, але намагайтесь планувати день з вечора. Ключові завдання, які треба виконати. Сучасна людина за день ухвалює до 35 000 рішень (свідомих та несвідомих) – це все нереально навантажує нашу психіку до межі, де людина просто втрачає здатність обробляти будь-яку інформацію, щось робити та постійно почувається втомленою. Зменшити кількість рішень можна, спланувавши хоча б прості речі: обрати аутфіти на щодень, визначитися з меню на тиждень заздалегідь, підготувати продукти, накидати приблизні активності.

Прикладні прості техніки тайм-менеджменту та що не так з мультизадачністю

Використовуйте "правило трьох завдань": щодня визначайте три основні завдання, які необхідно виконати. Це допоможе з пріоритетами.

Стара добра техніка Pomodoro – теж ваш добрий друг. Працюйте інтервалами по 25 хвилин, після кожного з яких робіть 5-хвилинну перерву. Після чотирьох підходів робіть перерву (15-30 хвилин). Але обов’язкове правило: в ці 25 хв ви не відволікаєтесь, не переписуєтесь, а саме фокусуєтесь на робочому завданні. Такий чіткий графік під будильник (чи застосунок на телефоні) допоможе концентруватися та уникати виснаження.

Користуйтеся матрицею Ейзенхауера: сортуйте завдання за важливістю та терміновістю. Матриця допомагає розділити завдання на чотири категорії: важливі та термінові; важливі, але не термінові; термінові, але не важливі; і неважливі та нетермінові. У пріоритеті мають бути важливі, але не термінові завдання.

Заведіть звичку використовувати правило Парето – правило 80/20: 80% результатів приходять від 20% зусиль. Знайдіть ті 20% завдань, які дають найбільший ефект, і приділяйте їм більше часу. Наприклад, умовні відповіді на імейли будуть займати багато часу, але давати мало результату. А розробка стратегії комунікації/маркетингу може принести 80% результатів для вашого бізнесу.

Жодний тайм-менеджмент не працює без блокування факторів, що відволікають. Якщо не вистачає дисципліни та посидючості, то використовуйте застосунки, які блокуватимуть за вас доступ до соцмереж чи інших сайтів. Наприклад, Freedom, StayFocusd або RescueTime.

Вимикайте сповіщення про повідомлення, лайки на телефоні (окрім повітряної тривоги), не піднімайте трубку на неважливі дзвінки. У вас має бути чітко відведений час на те чи інше заняття.

Зараз вже доведено, що монотаскінг набагато ефективніший, ніж мультизадачність. Тож відмовтеся від ідеї робити все й одразу, а особливо в умовах війни. Для більшості людей перемикання між завданнями створює зайве навантаження на мозок і знижує ефективність. Люди, які стверджують, що можуть працювати з фільмами на фоні, купою відкритих вкладень чи з купою завдань одночасно – насправді не фокусуються цілком на завданні й продукують більш опосередкований результат. Це також підвищує когнітивне навантаження та швидше призводить до ментальної втоми.

Книга в тему: "Глибока робота: Правила сфокусованого успіху в розсіяному світі (Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World)" Кела Ньюпорта. Автор стверджує, що глибока концентрація на одному завданні приносить набагато більше результатів, ніж робота в умовах постійних відволікань.

Якщо працюєте з дому, то привчайте домашніх, що у вас існує режим "не турбувати".

Візьміть до уваги метод time blocking. Ви маєте виділяти конкретні часові блоки для певних завдань або категорій завдань.

У непередбачуваних умовах війни з плануванням варто також зберігати певну гнучкість. Ви можете оновлювати пріоритетні завдання щодня або щотижня, адаптуючись під реалії сьогодення. Будьте добрішими до себе, ставтеся з розумінням до поступового формування звичок, не сваріть себе.

Для ефективного тайм-менеджменту, окрім планування, треба ще й аналіз. Аналізувати методи, з якими вам зручніше, рефлексувати щодо вашої ефективності та блоків.

Вплив фізичного та ментального здоров’я на продуктивність

Інститут соціальної та політичної психології НАПН України провів низку досліджень про вплив війни на психічне здоров'я населення. Вони підтверджують, що когнітивна діяльність, включно зі здатністю до концентрації, серйозно порушується через стресові та травматичні події.

Для більшої продуктивності дбайте про своє фізичне та психічне здоров’я. Це передусім – здоровий сон. Якщо не досипаєте через тривогу вночі, лягайте вдень на так званий power-naps – короткий перепочинок-сон вдень на 15-30 хв. Багато сучасних офісів вже мають кімнати для відпочинку, але ви також можете запропонувати своєму шефу облаштувати таку кімнату і протестувати, наскільки підвищиться продуктивність людей.

Регулярні фізичні вправи та правильне харчування – теж must. Вони впливають на рівень вашої енергії та підтримують мозкову діяльність (їжте для цього горіхи, рибу, овочі).

Хронічний стрес, тривога, психологічні травми та життя в невизначеності – головні причини погіршення концентрації під час війни. Мозок фокусується на потенційній небезпеці, замість повсякденних завдань. Хронічний стрес впливає на когнітивні функції, зокрема на увагу, пам'ять та здатність щось вирішувати.

ПТСР також серйозно впливає на здатність зосередитися на роботі чи навчанні. Травматичні події змушують мозок відтворювати стресові ситуації знову і знову, що забирає велику частину ментальних ресурсів.

Під час війни значно зростає кількість негативної та тривожної інформації, яку українці отримують через новини, соцмережі. Українські психологи радять обмежувати час, проведений на новинних ресурсах, оскільки це сприяє виснаженню і зниженню здатності до концентрації.

Психотерапія та практики глибокого дихання, медитації або йога можуть допомогти зменшити рівень тривожності. Дихання за схемою "4-7-8" (вдих 4 секунди, затримка дихання на 7 секунд і видих на 8 секунд) допомагає знизити рівень стресу та покращити здатність до концентрації.

Сучасні застосунки та технології для тайм-менеджменту

Почніть нарешті отримувати бенефіти від сучасних технологій та застосунків. Автоматизуйте рутинні завдання, наприклад користуйтеся IFTTT, Zapier для автоматичної обробки завдань, чи автоматизуйте електронні листи з Unroll.me. Делегуйте прості завдання іншим чи ШІ.

Встановіть корисні застосунки для тайм-менеджменту як-от Todoist, Trello, Notion, TickTick, Clockify або Google Keep, які допоможуть структурувати завдання, вести списки справ та відстежувати прогрес.

Не захаращуйте свій робочий простір/стіл чи екран. Вже доведено, що охайний стіл допомагає організувати думки та не чіплятися за гори відволікаючих аркушів на столі.

Вибудовування звичок: ключ до стабільності та продуктивності. "Атомні звички"

Стабільність – це мрія багатьох українців сьогодні. І якщо ми не можемо вплинути на зовнішні обставини війни та обстріли, ми можемо будувати стабільність через свої ритуали, рутину та звички.

Одна з найкращих книг про звички (які є основою продуктивності та нашої щоденної поведінки) – "Атомні звички" ("Atomic Habits") Джеймса Кліра, де автор описує, як маленькі щоденні дії можуть мати великий довгостроковий вплив.

Клір пропонує систему: зробіть звичку очевидною, привабливою, простою і задовільною. Цей підхід може бути особливо корисним під час війни, коли наше мислення та мотивація змінюються через стрес.

На його думку, необхідно змінити середовище так, щоб нова звичка була на видноті. Аби нова звичка стала привабливою, її треба зв'язати з тим, що вам подобається (наприклад, фізичні вправи можна поєднати з переглядом улюбленого шоу чи прослуховуванням музики). Далі робіть звичку легкою – замість пів години спорту, почніть з 10 хвилин. І, звісно, після – винагороджуйте себе за досягнення нових звичок.

Головна ідея книги в тому, щоб змінювати ідентичність, а не тільки поведінку. Тобто замість того, щоб прагнути "прочитати більше книг", уявляти себе як "людину, яка читає щодня".

Автор рекомендує фокусуватися не на результатах, а на процесі, який спричинить ці результати. Покращення маленьких звичок допоможе побороти прокрастинацію.

Маленькі звички, такі як планування завдань на день чи відмова від безперервного перегляду новин, здатні забезпечити відчуття контролю навіть у непевні часи.

Під час війни, коли ситуація навколо непередбачувана, звички можуть стати острівцем стабільності та структури, що допоможе зберегти психічну стійкість і продуктивність.

Getting Things Done — простий посібник для організації завдань та життя

Вічна класика "Getting Things Done" (GTD, "Зроби це! Мистецтво продуктивності без стресу") від Девіда Аллена була опублікована вперше 2001 року, і вже вважається класикою у сфері продуктивності та тайм-менеджменту.

Автор пропонує систему управління справами для підвищення ефективності та зменшення стресу. Основна ідея книги полягає в тому, щоб звільнити розум від постійних думок про завдання, записуючи їх і організовуючи в ефективну систему.

Аллен наполягає на тому, щоб записувати всі завдання, ідеї та обов'язки у зовнішні системи (планувальники, застосунки тощо), щоб вони не займали розумовий простір. Для кожного завдання вирішуйте, чи його виконати, чи делегувати, чи відкласти. Розподіляйте завдання за категоріями: особисті справи, робота, саморозвиток.

Звісно, максимальну кількість енергії виділяйте на важливі завдання, а не на "порожні".

Чотиригодинний робочий тиждень – мрія чи реальність?

Наступна перлина у сфері тайм-менеджменту та продуктивності – "The 4-Hour Workweek" ("Чотиригодинний робочий тиждень") Тіма Ферріса – пропонує радикальний підхід. Автор радить зосередити увагу на максимізації ефективності роботи та вивільненні більшої кількості вільного часу.

Основні принципи його підходу – DEAL, що містить Definition (визначення), Elimination (усунення), Automation (автоматизація) та Liberation (звільнення).

Визначте свої цілі та сфокусуйтеся на тому, що справді важливо для їх досягнення. Тім Ферріс проти традиційної робочої моделі – офіс та робота з 9 до 5.

Автор рекомендує усунути або мінімізувати всі ті 80% завдань, які приносять тільки 20% результату. Усуньте або скоротіть час, витрачений на непотрібні зустрічі, імейли та рутинні завдання, які не приносять відчутної користі.

Ферріс також адепт делегування, аутсорсингу та зосередження на високопродуктивних завданнях. Він вірить, що стиснення робочого часу підвищує фокус і ефективність.

Автоматизуйте бізнес-процеси: Якщо у вас є бізнес, автоматизуйте його наскільки можливо. Це дозволяє працювати менше часу і збільшувати прибуток. Ферріс вірить, що стиснення робочого часу підвищує фокус і ефективність.

Звільнення – Ферріс активно пропагує переходити на віддалену роботу, аби уникнути традиційних обмежень. Створіть життя, де робота займає мінімум часу, а решта простору призначена для особистого зростання та життя відповідно до ваших інтересів.

В умовах війни та постійної дислокації українців віддалена робота може стати зручним рішенням для багатьох та дати більше мобільності.

7 звичок надзвичайно ефективних людей — нестаріюча класика продуктивності та лідерства

Книга "The 7 Habits of Highly Effective People" ("7 звичок надзвичайно ефективних людей") Стівена Кові була опублікована 1989 року й залишається актуальною і сьогодні.

Основна ідея полягає в тому, що ефективність у будь-якій сфері життя — це результат розвитку правильних звичок. Кові виділяє 7 основних звичок, які допомагають людям стати більш продуктивними.

Він радить бути проактивними (брати відповідальність за своє життя, свої рішення і свої дії), мати чіткі кінцеві цілі, робити спочатку важливі справи, які ведуть до довгострокового успіху.

Кові пропонує почати думати у категорії win-win (виграш-виграш). Ця звичка стосується побудови взаємовигідних стосунків у роботі, сім'ї чи інших аспектах життя без жорсткої конкуренції.

На його думку, секрет продуктивності та ефективності також у розумінні інших людей та в умінні бути ясними в комунікації. Важливо мати синергію у співпраці з іншими людьми та об’єднувати зусилля.

Кові вважає, що кожна людина має постійно вдосконалювати себе, свої навички та здоров'я. Це баланс між фізичним, емоційним, розумовим і духовним розвитком. Досягти такого балансу в умовах війни складно, але завжди можна розпочати цей шлях, який надихне інших та допоможе їм почуватися краще та вирватися з пастки прокрастинації.